Scribble at 2023-03-10 15:00:34 Last modified: 2023-03-10 17:01:28

昨年度に、個人情報保護マネジメント関連の帳票・記録類をオンライン化した。もともと大半のテンプレートを Excel で作成しているため、最初からデジタル・データなので「デジタル化」はいいとしても、オンライン化、つまりはクラウド・ストレージで共有しバックアップも兼ねるという体裁にしたわけである。さきほど役員からの照会で、あらためて整理しなおしてみると、オンライン化した際にフォーマットが複数になってしまったので、これは今期中に整理しなおしである。

いまのところ、Google Spreadsheet や Google Docs や Google Form として作り直したもの、従来から運用していた Excel のシートを Office Online にアップロードして使っているもの、それから単純にクラウド・ストレージにアップロードしているだけのものがあるし、これに加えて「個人情報新規取得申請」といった決裁のフローに乗せていた帳票は、「承認Time」という(稟議でも使っている)システムを利用している。

恐らく、できるだけ早めにやった方がいいのは、Office Online に Excel シートのままアップロードしてある帳票だ。これは、僕がプライベートで購入している Microsoft 365 とは違って、会社のメール・アドレスで利用しているだけの無料版だからだ。無料でも容量が 5GB もあるため、Excel のシートなんて何百と置いても大丈夫ではあるが、無料版のストレージに置き続けるというのもどうかと思うし、かといって僕がプライベートで契約している Microsoft 365 のストレージに置くのも筋違いというものである(僕がプライベートの Office で仕事をしているのは、「仕事にも使える」からにすぎない)。

恐らく移行先は Google Spreadsheet になるのだろうが、まぁ MS Office に比べたら、いまいちな感じはある。無料版の Office でも問題なければ、もう少しこのままにしておきたいところだが、そうも言ってはいられないから、Google Workspace の機能でまかなえる範囲の文書として体裁を変えた方がいい。何と言っても、今年は年末にプライバシーマークの監査が控えているため、半期で整理し直してから(決裁のフローに入れておく必要がある文書を除けば)運用しておこう。

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