Scribble at 2023-08-29 18:18:05 Last modified: unmodified

さきほど、午前中に全ての必要書類を揃えて、プライバシーマークの更新審査について申請を完了した。15時までに申請すれば当日の受付となり、14:38 頃に申請を受理したとの返事をもらったので、ひとまず申請で提出した書類に不備はなかったことになる。

今回から、プライバシーマークの審査を申請する手順が「電子化」されて、専用のサイトからオンラインで書類を提出できるようになた。前回の2021年度までは申請に必要な書類を全て紙に印刷したり押印済の文書をコピーして、ナンバリングしたのちに専用のファイルへ綴じて郵送していた。このようなことを続けていては効率が悪いのは明らかだし、もちろん昨今は配送業者のクルーが途中で荷物を捨てたり自宅へ溜め込んだりする事件があるため、直に書類を送信してもらえば、その手のリスクは格段に減るだろう。

ただ、申請書類を PDF などでアップロードすれば「電子化」かと言えば疑問がある。なぜなら、申請する際に反社ではないとか、何かの事故を起こしたとか、そういうことがないという誓約書類も提出するのだが、その書類には登記印（いわゆる会社実印や代表者の実印）の押印が必要だからだ。それを PDF にスキャンして提出するわけである。

もちろん、僕ら実務家が勝手に記録や文書を捏造していないという証拠は必要だろう。なので、いま社内用に PMS 専用の記録・文書運用システムを開発しているのだが、代表者や監査責任者が第三者として正当に認めたというなんらかの証跡を仕様として組み込まなくてはいけない。開発した当人が、そういう決裁の記録をいくらでも SQL でデータベースに叩き込めるようでは、そんな記録に価値はないからだ。でも、それは自分で使う文書管理システムについては限界があるので、いまのところは PDF で出力した文書を、他の目的でも決裁用に使っている ASP に提出するか、あるいはクラウド・サインのようなサービスを利用しておくしかない。