マネジメントとは言うものの

管理職として色々とやることはあるわけですが、まず重要なのは部署で抱えている作業をすべて把握することです。そして、他の部署はお互いにどれだけうちの部署に作業を依頼しているのか自覚が無いので、最低でも混み具合を部門長会議などでアピールしていかなくてはなりません。個々のディレクターは、システム部がどれだけの案件に関わっているか、基本的には知ったこっちゃ無いというスタンスで依頼してきます。しかも納期数日前とかに（まぁ彼らもクライアントから納期１週間前とかに発注されてくるわけですが）。なので、コーディングなど外注さんに出せるような作業なら、引き取ってもらうこともあります。

システム部の混み具合を知ってもらうための手段としては、他に「案件レポート」と称するものを、毎週木曜日に部門長と役員に投げつけています（笑。一例として（もちろん具体的な名称は伏せますが）、こういう内容となっています。

★J社様サイト　某カテゴリ　リニューアル（S君）
—> 分割納期 X/X, X/X、レギュレーションあり。
★KM社様サイト　トップページコーディング（河本）
—> 納期 X/X
★K社様・モバイルサイトシステム（河本）
—> 納期 X/X、一部開発、ASPを利用
★データセンター残りの調整作業（W君）
—> 設定調整、バックアップ方法検討
★社内ネットワーク移設（W君）
—> 月末までに完了予定で作業中
★S社様・システムを新サーバへ移設（河本）
—> 納期 X/X
★D社様・モバイルサイト（河本）
—> 納期 X/X、システム構築
★自社サイト顧客管理システム開発（河本）
—> X/X 画面定義完了
★KC社様　新規ブログ構築（河本）
—> 納期 X/X、MT3 コーディング、携帯あり
★自社サイト、エラーメール転送（河本）
★セキュリティアップデート調査（W君、河本）
★ドメイン, DNSサーバ運用（W君）
★社内ネットワーク運用（W君）
★IDC構築サーバ、ファイアーウォール運用（W君）
★メールサーバ運用（W君）
★SSL 証明書登録、運用（W君）
★IR/渉外メールアカウント管理（河本）
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ステータスを非アクティブに変更したもの
★メールマガジン配信システム開発（河本）
★自社サイトE/F、システム運用（河本）
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アサインされていて現状は作業がないもの
★P社様、キャンペーンサイト（河本）
★TO社様、バックエンド開発（河本）
★E様、MT4 コーディング（河本）
★S社様、動画コンテンツ限定配信（河本）
★K社様、提案段階（何するのか知らん）（河本）
★P社様、バナーからのランディング振り分け（河本）

で、これを見るとすぐ分かるように、S君は短納期で分量の多い案件を抱えているため、一つの案件につきっきりになっています。これに対して、ネットワークエンジニアのW君は、システム開発以外のあらゆるインフラ＆バックエンド構築を一人でやっていることが分かり、これはエンジェルに投資してもらっている段階の零細ベンチャーとか、あるいは学生ベンチャーならともかく、既にシリーズ B に相当する増資を行っている段階のネットベンチャーとしては、はっきり言って異常と言えます。開発については、それぞれの部署で外注さんにお願いしている事例もあるようなのですが、これも基本的に僕が一人で担当しているので、まぁそれなりに異常と言ってよいでしょう。

とは言っても、大きな開発を伴う作業は少なく、最も開発工数のかかる顧客管理システムは自社サイトのユーティリティという位置づけなので、これは受託案件の混み具合に応じて幾らでも後回しにできます。また、これの開発が遅れることで、株主にあれこれ突っ込まれるといったものでもないので、比較的のんびりと設計に入っています。これ以外の作業は、もちろん全てナショナルクライアントなので、神経を使うものばかりですが、工数としてはそれほど大きくならないものばかりです。問題があるのは、これらの案件が殆ど2月の末から4月の初旬にかけて集中しており、いったんこのような混み具合になってしまった状態を切り抜けると、ディレクターには「切り抜けられている」という印象だけが残るので、次から次へと案件が舞い降りてきて一休みする余裕もなくなるという点です。

もちろん、これだけの人数しかいないところに滅茶苦茶なバッティングを繰り返されても困るので、見積もりは必ず大目のバッファを取らざるを得なくなってきます。まぁたいていのナショナルクライアント案件は、発注どころか問い合わせの時点で納期が決まってるものばかりなのですが（笑。

さて部署全体（もちろん僕自身も含みます）のモチベーションであるとか、あるいは能率を維持したり向上させるには、やはり次から次へと作業を詰め込まないようにすることが大切です。現在進行中の作業を抱えているときに、もっと納期が早い作業を見積もりやスケジュールの相談も無く突っ込まれると、さすがに誰だってモチベーションが下がります。かようなわけで、僕の部署については、何か作業を依頼するときは必ず僕を通すか、僕に Cc: をつけてメールを送るように、他の部門長へは堅くお願いしてあります。こうして、少なくともネットワークエンジニアに直接サーバを立ててくれといった依頼はなくなりました。また、毎月定期的な作業報告会を行っています。もう一人のコーディング専任スタッフは、木曜日に進捗を確認しながら話をしています。二人ともすぐ目の前にいるので、決めた日でなくても毎日話はしており、別に改まる必要はないのですが、自分の置かれている状況を自覚してもらい、何らかの形でまとめてもらうというのも業務上は必要なことだと考えてやっています。

そして他の部署の人たちとも、休憩したり他の案件で話をするときに、一種の探りを入れています。もしかすると提案中の案件があって、後から作業の依頼が入るかもしれないという「中り」をつけておかなくてはならないからです。また、他の部署のディレクターであっても、その人自身の混み具合を見て、集中して作業しにくい状況だと判断すれば、先にサーバやドメインあるいはコーディングやシステム開発などの作業について、見通しが立てられるくらいの簡単な工数概算だとかシステム処理のフローを教えてあげるのも効果的です。たいていのディレクターはフロント側のプロセスしか意識していない場合が多く、忙しくなると、サーバ契約やドメイン取得あるいは DNS サーバの設定など、インフラやバックエンド系の工数見積もりがおろそかになり、それが結局は僕らにも悪影響となるからです。

てな感じでやっておりますが・・・相変わらずしんどい。